La matrice d’Eisenhower est un outil puissant et simple pour aider les managers à prioriser leurs tâches en fonction de deux critères essentiels : l’importance et l’urgence.
Développée à partir des principes de gestion du temps de Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis et stratège du D-Day, cette méthode permet de gagner en clarté et en efficacité au quotidien.
Prenons le cas d’un manager : une tâche importante nécessite une action immédiate, mais son équipe n’en perçoit ni l’urgence ni l’importance. Résultat ? Des retards et une démotivation généralisée.
La matrice d’Eisenhower apporte une solution ludique et visuelle à ce type de situation. Laissez-moi vous la présenter :
Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion des tâches, conçu pour aider à prioriser son travail selon deux critères clés : l’urgence et l’importance.
La matrice vous guide dans l’organisation de vos tâches pour maximiser votre productivité tout en réduisant le stress lié à la surcharge de travail.
Les deux critères de la matrice d’Eisenhower :
- Urgence :
Une tâche urgente demande une attention immédiate. Elle est souvent associée à des deadlines serrées ou des situations nécessitant une action rapide.
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- Exemple : Répondre à un email pour un client impatient ou gérer une crise imprévue.
- Importance :
Une tâche importante a un impact direct sur vos objectifs à court, moyen ou long terme. Ce sont les actions qui apportent une réelle valeur ajoutée, même si elles n’ont pas de deadline immédiate.
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- Exemple : Préparer une stratégie à long terme pour votre équipe ou suivre une formation pour développer vos compétences.
Comment utiliser la matrice au quotidien ?
La matrice d’Eisenhower divise vos tâches en quatre quadrants, chacun correspondant à une stratégie spécifique de gestion.
Urgent et Important (Quadrant 1) : À faire
Ce quadrant regroupe les tâches prioritaires, celles qui ne peuvent être ni différées ni ignorées.
- Exemple : Une présentation pour une réunion qui a lieu dans deux heures, ou la résolution d’un problème critique pour un client.
Gérez ces tâches en priorité, mais essayez d’anticiper pour éviter d’être constamment submergé.
Important mais pas Urgent (Quadrant 2) : À faire plus tard
Ces tâches sont extrêmement importantes pour vos objectifs, mais elles n’ont pas d’échéance immédiate. C’est ici que réside la clé d’une gestion proactive et de l’utilisation de cette matrice.
- Exemple : Fixer une session de brainstorming pour votre stratégie marketing, prendre le temps de former vos collaborateurs.
Réservez du temps dans votre emploi du temps pour ces activités, car elles sont essentielles à votre succès futur.
Urgent mais pas Important (Quadrant 3) : À déléguer
Ces tâches nécessitent une action rapide, mais leur impact sur vos objectifs est limité. Elles peuvent souvent être confiées à d’autres.
- Exemple : Répondre à des emails de routine ou régler un détail administratif.
Identifiez des collaborateurs capables de prendre en charge ces tâches, afin de vous concentrer sur les éléments importants.
Ni Urgent ni Important (Quadrant 4) : Ne pas faire
Ces tâches n’apportent aucune valeur ajoutée et consomment inutilement votre temps. Pourtant, certaines de ses tâches peuvent paraître de prime abord urgente ou importante mais in fine pollue votre charge de travail.
- Exemple : Des réunions qui ne sont pas SMART, le suivi de projets mineurs qui n’ont pas d’impact direct sur vos objectifs, etc.
Soyez impitoyable : réduisez ou supprimez ces activités de votre quotidien.
Les avantages de la matrice d’Eisenhower pour les managers
Tout d’abord, en catégorisant les tâches, la matrice aide à éviter le piège de l’urgence permanente. Les managers peuvent identifier ce qui nécessite leur attention immédiate et ce qui a un impact stratégique à long terme.
En hiérarchisant clairement les tâches, les managers se concentrent sur ce qui compte vraiment, évitant ainsi la sensation d’être débordé. Cela pousse les managers à consacrer du temps à des activités stratégiques qui préviennent les crises futures.
Les managers peuvent utiliser la matrice pour expliquer leurs choix aux collaborateurs, notamment lorsqu’il s’agit de déléguer ou d’éliminer des tâches. Cela favorise une meilleure compréhension des objectifs et d’apaiser les tensions au sein d’une équipe. Les équipes comprennent mieux l’importance des tâches et sont plus enclines à s’investir dans celles qui sont réellement prioritaires.
Sur le long terme et en utilisant régulièrement la matrice, les managers acquièrent une meilleure discipline et une méthodologie efficace pour gérer leur charge de travail.
5 conseils pour optimiser son utilisation
1. Remplir la matrice avec son équipe
Impliquer les collaborateurs permet de partager une vision commune des priorités et d’assurer l’adhésion de tous. Cela favorise également une meilleure communication dans l’équipe.
- Organisez une session collective pour créer la matrice. Vous pouvez utiliser un support physique ou un outil numérique en partage comme nous le verrons plus bas.
2. Ajuster la matrice à ses besoins (la personnaliser)
Chaque entreprise, chaque manager et chaque équipe a ses spécificités. Adapter est nécessaire, pourtant, peu le font.
- Vous pouvez, par exemple, ajouter des sous-catégories comme les ressources nécessaires, les délais, les coûts estimés, etc.
3. Planifier du temps pour le Important mais Pas Urgent
Ce quadrant est souvent négligé alors qu’il contient les activités stratégiques qui préviennent les crises futures.
- Bloquez des créneaux dédiés dans votre agenda pour ces tâches. Protégez-les des imprévus comme vous le feriez pour un évènement important.
4. Réévaluer régulièrement les tâches
Les priorités évoluent constamment. Une tâche jugée peu importante aujourd’hui peut devenir critique demain, et inversement.
- Programmez une revue de votre matrice en accord avec votre secteur d’activité. Une revue mensuelle par exemple pour réévaluer votre matrice permet de ritualiser votre équipe pour l’impliquer un peu plus.
5. Utiliser des outils numériques pour automatiser le suivi
Les outils numériques rendent la matrice plus facile à gérer, à partager et à mettre à jour en temps réel.
- Intégrez des applications comme Trello ou Notion pour dynamiser votre matrice.
