Structurer ses réunions est essentiel pour gagner en efficacité. Une réunion mal préparée peut rapidement devenir une perte de temps pour vos collaborateurs. La méthode SMART, un outil puissant pour fixer des objectifs clairs et atteignables, peut vous aider à gagner en efficacité.
On estime que 56% des collaborateurs jugent que les réunions sont inutiles, ce qui rend de nombreux jours de travail peu productifs. Optimiser les réunions est donc indispensable.
Qu’est-ce qu’une réunion SMART ?
L’acronyme SMART signifie :
- Spécifique
- Mesurable
- Atteignable
- Réaliste
- Temporel
Pour résumer simplement, la méthode SMART sert principalement à instaurer un cadre.
Une réunion SMART est donc une réunion qui combine ces 5 critères. Si une réunion est SMART, elle vaut la peine d’être lancée.
Les 5 critères SMART
Spécifique
Un objectif vague ne permet pas à vos équipes de savoir exactement ce qu’on attend d’elles. Un bon objectif de management doit être clair et détaillé.
Pour qu’une réunion soit clairement compréhensible pour tout le monde, soumettez l’objectif de la réunion à quelques questions comme :
- Qu’est-ce que la réunion doit apporter aux collaborateurs ?
- Combien de temps la réunion doit durer pour répondre à toutes les interrogations ?
- Quels moyens sont proposés ?
Si vous arrivez à répondre à toutes ces questions, vous avez entre les mains une réunion qui a fait plus de la moitié du chemin pour être SMART.
Toute réunion doit avoir un objectif clair et précis. Par exemple, au lieu d’intituler une réunion avec un nom interchangeable comme « réunion de suivi », précisez le but du point : « Valider l’avancement du projet et décider des prochaines étapes ».
Mesurable
Une bonne réunion doit être claire et détaillée. Son objectif doit être associé à des éléments concrets permettant d’évaluer les progrès, organiser une réunion sans mesurer son impact peut s’avérer une perte de temps.
Pour cela, définissez des indicateurs précis pour quantifier vos données, cherchez un historique de vos anciennes réunions et regardez les avancées pour avoir des données qui permettent de mesurer le chemin parcouru. Un management capable de démontrer concrètement son efficacité a beaucoup plus de chances de réussir.
Atteignable
Fixer des objectifs trop ambitieux peut être contre-productif et décourager vos équipes. Assurez-vous que l’objectif représente un challenge accessible en fonction des ressources disponibles. Une réunion qui coche ce critère doit être en phase avec les ressources allouées. Un management connecté au réel et avec les pieds sur terre suscite beaucoup plus d’adhésion.
Réaliste
Un objectif réaliste doit être pertinent et en phase avec les ambitions et les capacités de votre entreprise. Il doit avoir du sens pour votre activité et être cohérent avec votre stratégie. Définir précisément l’environnement permet de mieux se projeter et de garder les pieds sur terre.
Une réunion SMART doit être adaptée aux besoins et aux contraintes des participants. Écouter tous les collaborateurs est in fine la base du management.
Temporel
Un objectif sans deadline risque de ne jamais être atteint. Fixez une date butoir pour garder vos équipes engagées et motivées. Motiver les collaborateurs en encadrant les équipes est aussi une base du management, souvent pourtant oubliée.
Avoir une date d’échéance permet d’avoir une meilleure cohésion d’équipe car chacun sait quand le travail doit être terminé. Pour autant, le timing ne doit pas être trop serré, car il ne sert à rien d’avoir une équipe en burn-out.
Conclusion
Adopter la méthode SMART dans vos réunions, c’est vous assurer que chaque participant sait exactement pourquoi il est venu. D’autres outils d’organisation, comme la méthode Eisenhower, peuvent être également utilisés pour gagner du temps et améliorer votre management.
Comme le disait Dale Carnegie : « Rêvez grand, visez petit : atteignez des objectifs plus intelligents », une citation qui résume parfaitement l’outil SMART.
Si vous souhaitez approfondir votre maîtrise du sujet et de la gestion d’équipe, n’hésitez pas à suivre une de mes formations en management. Contactez-moi pour apprendre à lancer des réunions optimisées avec SMART et faire gagner du temps à vos équipes.
FAQ
Pourquoi utiliser la méthode SMART en management ?
La méthode SMART permet de donner des objectifs clairement définis à chacun, ce qui augmente la productivité de l’équipe tout en gardant la motivation des collaborateurs.
Quelle formation suivre pour améliorer ses réunions de travail ?
Des formations en management sont souvent susceptibles de vous améliorer dans votre rôle de manager. Ma formation Management et Changement permet d’apprendre à créer des réunions SMART.
Les réunions ont-elles changé avec le télétravail ?
D’après l’INSEE, les réunions en distanciel sont moins bien perçues qu’ailleurs en Europe. En effet, 44 % des entreprises françaises organisent des réunions à distance, alors qu’en Suède ou au Danemark, ce chiffre atteint environ 80 %. L’Union européenne se situe plutôt autour de 50 %.
Il est également intéressant de constater qu’en France, plus l’entreprise est petite, moins les réunions en distanciel font partie des habitudes. Une réunion SMART peut se tenir à distance avec la même préparation qu’en présentiel.
Quel est l’avantage d’une réunion SMART ?
Par rapport à une réunion classique, où on ne mesure pas vraiment les avancées et qui peut donc faire perdre en motivation, une réunion SMART permet de garantir un suivi et aussi d’optimiser la gestion du temps.
